Règlement Interieur

Etabli par l'Assemblée Générale extraordinaire du 2 février 2006

Modifié le 8 décembre 2009

Modifié le 6 décembre 2016

 

Réunions et Assiduité

 

1 Réunions statutaires

 

 

Les réunions dîtes statutaires de  l'association ont lieu le mardi à 19.30 heures deux fois par mois aux lieux indiqués dans le programme de l'année. 

Le Président peut établir, d'avance ou ponctuellement, des réunions ou activités si liées à la vie et aux buts de Rotary qu'elles équivaudraient une réunion statutaire ("réunion substitutive").

Sans être limitatif, une réunion substitutive peut être:

• assistance à une réunion d'autre club Rotary
• assistance à une réunion du District, telle l'Assemblée Générale ou cours de formation, assistance à une action rotarienne telle un vide grenier, visite de soutien des gens de troisième age.

​En principe, il y a un repas avec les conjoints le cinquième mardi du mois ( s'il y en a ).

A la discrétion du Président les conjoints sont invités à d'autres activités de l'association, notamment quand il y a un conférencier.

En Juillet et Aout, le rythme des réunions peut être réduit pour donner lieu aux réunions estivales..

 

La convocation à une réunion peut se faire par tout moyen convenable (sans limitation, par lettre ou courriel).

Notamment, tout membre, qui dispose d'une adresse courriel accepte que la convocation a une Assemblée Générale puisse lui parvenir par courriel, l'envoi sans retour faisant foi.

 

2 Orientation personnelle

 

Le Rotary dépassant largement une association sociale, lors des deux premières années de présence, tout nouveau membre doit assister aux formations du District, destinées à apprendre le fonctionnement du Rotary, ses but et ses procédures.

 

3 Assiduité

 

Chacun des membres actifs de l'association doit assister à 60% des réunions statutaires par année Rotarienne. Il incombe à chaque membre de signaler sa présence au Protocole en cas d'activité extérieure  et d'en porter la preuve.

Un  manque sérieux d'assiduité peut constituer un motif grave sous l'article 8 des Statuts.

 

4 Permission de s'absenter

 

Le Bureau peut excuser l'absence d'un membre actif pour tout motif qu'il considère valable. La durée du permis est fixée par le Bureau et peut être modifiée ou annulée à tout moment. Un membre ainsi excusé n'entre pas dans le calcul de l'assiduité, ni comme présent, ni comme absent.

Le membre excusé absent aura l'obligation de verser à l'association sur demande la taxe per capita et sa souscription au "Rotarien" et tout autre paiement que l'association a été obligé de verser pour lui.

 

Finances

 

5 Droit d'admissiopn, cotisations, contributions

 

Il n'est pas prévu de droit d'admission.

 

La cotisation annuelle est fixée a €660€, payable en deux acomptes semestriels au 1er Juillet et

1er Janvier de l'année rotarienne.

 

Les acomptes semestriels peuvent être payés par virement ou par chèque, éventuellement en plusieurs

parties.

 

La cotisation sert à couvrir les frais de fonctionnement de l'association et inclut les taxes au Rotary International et au District, la souscription obligatoire au "Rotarien", l'annuaire.

Une contribution pour supporter des actions bénévoles de l'association peut être incluse dans la cotisation.

Le Bureau peut décider de scinder la cotisation pour la transparence.

 

Exceptionnellement le Bureau peut décider de réduire la cotisation.

 

6 Gestion des finances

 

Le Trésorier déposera les fonds de l'association auprès d'une ou des banques désignées par le Bureau. Il gère le compte ou les comptes sous la supervision du Président.

Dans la mesure possible, toutes les factures seront payées par chèque signé par le Trésorier ou le Président ou par virement.

Les paiement au Rotary International et au District de la taxe per capita seront effectués le 1er juillet et le 1er janvier sur la base du nombre des membres actifs existant  à ces dates.

 

Une vérification complète de toutes les opérations financières de l'association sera faite chaque année par un expert-comptable officiel ou toute autre personne qualifiée.

 

7 Déplacements et Remboursements

 

7.1. L'association rembourse les frais de déplacement et les frais d'inscription, dans les limites ci-dessous,

       du Président ou tout autre membre désigné par le Président pour représenter l'association aux réunions

       et manifestation suivantes:

• une Assemblée Générale du District
• la conférence annuelle du District
• les cours de formation dans le cadre du Rotary, notamment l'enseignement du Président et les cours d'initiation de nouveaux Rotariens
• la participation à la Convention Internationale par un ou plusieure membres jusqu'a un montant de 1500€. Si plusieurs membres participent, le montant sera divisé entre eux.
• sur décision du Président, toute autre réunion ou manifestation qui exige une représentation officielle de l'association

7.2. Les frais à rembourser par la association sont sont les débours effectués pour:

• les repas organisés par l'organisme rotarienne d'accueil
• kilométrage au niveau de 0,25€ par kilomètre ou, le cas échéant, billet de chemin de fer standard

          ( 2ème classe ) ou billet d'autocar ou métro,  ou le billet d'avion.

• hébergement dans un hôtel de 2 étoiles, ou, le cas échéant, 3 étoiles si l'hôtel est selestionné par l'organisme d'accueil.
• les repas statutaires de l'association jusqu'à 25€

7.3. Tout demande de remboursement doit être justifiée.

 

Election du Bureau

 

8. Les élections ont lieu lors de l'Assemblée Générale ordinaire pour le Bureau de l'année rotarienne suivante

    ( le futur Bureau )

 

9. Le Président élu de l'année en cours devient d'office le Président du futur Bureau

 

10. Six semaines avant l'Assemblée Générale ordinaire, le Président en place demande au Président élu de

      lui indiquer les candidats pour le futur Bureau. Dans le même temps, les membres de l'association, deux

      au moins pour chaque candidat, ont le droit de proposer d'autres candidats, qui doivent s'engager par écrit

      à accepter de servir l'association au titre de la fonction à laquelle ils postulent dans le cas où ils

      seraient élus.

 

11. Les noms des candidats proposés sont soumis au vote de l'Assemblée Générale ordinaire. Les candidats   

     ayant obtenus la majorité des voix sont déclarés élus. Sauf le Président élu du futur Bureau, les candidats

     sont élus pour une année, pour prendre effect le 1er juillet de l'année prochaine. Le Président élu du

     futur Bureau est élu au Bureau pour deux années, effectif le 1er juillet de l'année prochaine pour passer

     d'office à la Présidence de l'association l'année suivante. Toute vacance se produisant au sein du futur

     Bureau ou parmi les futurs dirigeants sera comblée conformément à la décision du futur Bureau.

 

Commissions

 

12. Fonctions des Commissions

 

12.1. Dans l'exercice de ses pouvoirs de délégation accordes par les Statuts, le Président établit des

        Commissions pour la planification et exécution des actions pendant sa présidence.

 

12.2. Le Président décide les attributions des Commissions et peut indiquer certaines actions ou grandes

         lignes à suivre. En ce qui concerne les attributions, il y a certaines Commissions dont les attributions

         sont presque traditionnelles. Le Président est encouragé, mais n'est pas obligé de les adopter.

 

12.3. Le Président nomme les Présidents des Commissions et éventuellement les Vice-Présidents.

         Il est prévu que tout membre actif et d'honneur exerce des fonctions d'une Commission au moins

         et le cas échéant le Président le nomme.

 

12.4. Le Président est membre de droit de toutes les Commissions

 

12.5. Pour des actions dans sa compétence, une Commission discute, planifie et présente au Bureau

         les actions, qu'elle envisage de faire. Sauf mandat spécifique du Bureau, aucune action définitive

         n'est prise par la Commission sans approbation du Bureau.

 

13.  Les Présidents des commissions assistent à la réunion avec le Gouverneur.

 

Admission, Intronisation et fidélisation des membres

 

14. Admission

 

14.1. Le nom, adresse et profession d'un membre éventuel ( "candidat"), propose par un membre actif

         ou un membre d'honneur ( "parrain") sont soumis par écrit au Président de la Commission de

         Recrutement et Fidélisation ou en son absence au Secretaire de l'association.

         Cette procédure est confidentielle et les contacts avec le candidat ne doivent pas donner l'apparence

         d'une promesse qu'il soit accepté. Il y a quand même un intérêt à inviter le candidat au préalable

         à une ou deux réunions statutaires.

 

14.2. Le Président en exercice s'abstient de toute proposition d'admission, en raison même du rôle

         qui lui est imparti dans sa mission d'examen des objections réelles.

 

14.3. Le Bureau contrôle l'éligibilité du candidat de point de vue de sa classification; il charge alors

         la Commission de Recrutement de se renseigner sur le caractère, la réputation professionnelle

         et sociale et l'éligibilité du candidat en général. La Commission de Recrutement dispose de quatorze

         jours pleins pour arriver à ses recommandations; passée ce délai sans recommandation, le Bureau

         procède comme bon lui semble

.

14.4. Le Bureau examine les recommandations de la Commission de Recrutement, les approuve ou

         les rejette;

 

14.5. Si la décision est favorable, la candidature est publiée dans une communiqué aux membres

         avec la prière d'adresser des objections au " Tombeau".

 

14.6. Si dans les dix jours qui suivent cette publication, il n'y a pas d'objection, le candidat est admissible.

 

14.7. Si objection il y en a, elle doit s'appuyer sur des raisons écrites, objectives et valables.

         Le Tombeau en fait part au Président et à nulle autre personne. Le Président en discute alors avec

         le Bureau; après cette discussion, le Président décide le rejet ou l'admission du candidat.

 

14.8. Le Parrain est informé de  la décision.

 

14.9. Le candidat devra être contacté par son Parrain, qui aura la charge de lui préciser les droits et

         obligations de tout Rotarien et d'obtenir son accord avant de le présenter à l'association.

 

15 Intronisation

 

15.1. L'intronisation a lieu au cours d'une réunion statutaire de l'association. Le conjoint du nouveau

         associé est invité.

 

15.2. L'ordre du jour de l'intronisation est le suivant:

• Remarques de bienvenue sur le Rotary et les responsabilités des membres ( Président )
• Biographie du nouveau Rotarien ( Parrain )
• Remise de matériel ( livre d'accueil, Statuts et Règlement Intérieur )
• Remise de l'insigne ( Président )
• Nomination à une Commission
• Remarques du Parrain
• Réponse du nouveau membre
• Bienvenue à l'association ( Vice-Président )

 

16 Fidélisation

 

Le Parrain veille à ce que son filleul soit et reste bien installé dans l'association. Tous ses membres

de l'association sont tenus d'accueillir le nouveau Rotarien, de s'occuper particulièrement

de lui, de lui fournir conseils et explications sur l'association, d'être aimable envers lui pour faciliter son intégration.

 

17 Amendements au Règlement Intérieur

 

Le présent règlement ne peut être amendé qu'en suivant la procédure des Statuts.

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